Damit Aufträge verlässlich durch den Betrieb kommen

Die Ausgangslage

Ein mittelständisches Unternehmen wollte seine Liefertermine verlässlicher einhalten. Die Auftragslage war gut, die Mannschaft erfahren. Trotzdem mussten Planung und Produktion häufig kurzfristig umsteuern.

Auftragsfluss gemeinsam verstehen und ordnen

Zum Einstieg begleiteten wir gemeinsam mit den Mitarbeitenden mehrere Aufträge durch den Betrieb. Wir schauten uns an, wann daran gearbeitet wurde, wo sie warteten und welche Rückfragen unterwegs entstanden.

Dabei fiel auf: Einige Aufträge waren bereits gestartet, obwohl noch Informationen oder Material fehlten. Um die Arbeitsplätze auszulasten, wurden andere Aufträge vorgezogen. Sobald die fehlenden Voraussetzungen vorlagen, mussten die ursprünglichen Aufträge wieder eingeschoben werden. Die Planung passte die Reihenfolge immer wieder an.

Wir machten diese Zusammenhänge in einer gemeinsamen Arbeitsrunde sichtbar. Mitarbeitende aus Vertrieb, Planung und Produktion ergänzten ihre Erfahrungen. So wurde nachvollziehbar, wie Entschei­dungen, die im einzelnen Bereich sinnvoll erschienen, an anderer Stelle zusätzliche Unterbrechungen auslösten.

Der entscheidende Schritt: klare Voraussetzungen für die Auftragsfreigabe

Anschließend legten wir gemeinsam fest, welche Voraussetzungen für eine Auftragsfreigabe erfüllt sein mussten. Für Änderungen der Reihenfolge vereinbarten wir einen klaren Entscheidungsweg. Eine kurze tägliche Abstimmung half dabei, Hindernisse früh zu erkennen und verbindlich zu klären.

Den neuen Ablauf im Betrieb erproben

Den neuen Ablauf erprobten wir zunächst in einem Bereich. Dabei zeigte sich, dass bestimmte Sonderaufträge einen eigenen Umgang brauchten. Wir gingen diese Fälle mit den Beteiligten durch und ergänzten einen geregelten Ausnahmeweg.

Auch die tägliche Abstimmung passten wir an. Anfangs wurde dort noch jeder Auftrag besprochen. Nach den ersten Durchläufen konzentrierte sich die Runde auf Abweichungen und Entschei­dungen, bei denen mehrere Bereiche gebraucht wurden.

Was sich im Alltag verändert hat

Im weiteren Verlauf blieb die Auftragsreihenfolge stabiler. Fehlende Voraussetzungen wurden früher geklärt. Die Planung konnte ihre Lieferaussagen auf einen verlässlicheren Ablauf stützen. Anschließend wurde die gemeinsam erprobte Vorgehensweise auf weitere Bereiche übertragen.

In den Besprechungen rückte zunehmend eine andere Frage in den Mittelpunkt: Welche Aufträge können wir unter den vorhandenen Bedingungen vollständig durch den Betrieb bringen?

Was Sie auf Ihren Betrieb übertragen können

Auch in einem kleineren Betrieb lohnt sich der Blick auf die Voraussetzungen für den Auftragsstart: Welche Informationen und Materialien müssen vorliegen? Wer entscheidet, wenn sich Prioritäten ändern? Dafür müssen Vertrieb, Planung und Produktion keine eigenen Abteilungen sein. Entscheidend ist, dass die beteiligten Personen dieselben Freigabekriterien und Entscheidungswege kennen.